Safety stock là gì và nó có quan trọng không? Trong doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, safety stock có thể nói là một trong những nhân tố cần được tính toán kỹ càng vì nó có tác động mạnh mẽ đến doanh thu và cả khách hàng. Cùng chúng tôi tìm hiểu về thuật ngữ này nhé.
1. Safety stock là gì?
Safety stock hay dự trữ an toàn là một số lượng bổ sung của sản phẩm được lưu trữ trong kho hàng để tránh tình trạng hết hàng. Nó đóng vai trò chống lại những biến động của nhu cầu khách hàng, sự chậm trễ của nhà cung cấp, hạn chế tài chính hoặc đặt hàng không kịp,…
Nói chung, nó cho phép chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp tiếp tục hoạt động như bình thường ngay cả khi hết hàng hay có sự cố nào đó khác liên quan.
2. Tại sao doanh nghiệp cần safety stock?
Hết hàng là một vấn đề đắt giá đối với các doanh nghiệp trên toàn cầu. Khi có hàng tồn kho, bạn sẽ bị mất thêm tiền để duy trì kho bãi và tốn thêm nhiều tiền để mua hàng hóa mà chưa chắc mình sẽ bán hết. Vậy tại sao chúng ta lại vẫn cần duy trì safety stock cho hàng tồn kho?
Có một số lý do khiến các doanh nghiệp nên có sẵn nguồn dự trữ an toàn, và thực tế sẽ cho bạn thấy những giá trị của safety stock khi xảy ra các cuộc biến động bất ngờ. Dưới đây là một số lý do lớn nhất để bạn nên chuẩn bị cho mình khoản hàng tồn kho an toàn này.
2.1. Safety stock bù đắp nhu cầu không chắc chắn
Sự dao động về nhu cầu là một trong những lý do chính để duy trì dự trữ an toàn. Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhu cầu mua tăng đột biến của khách hàng, bao gồm tác động theo mùa, sự thay đổi đột ngột trong xu hướng của khách hàng, hoặc sự rời bỏ thị trường của đối thủ cạnh tranh. Có một safety stock cung cấp cho các công ty đủ chỗ sản phẩm để bổ sung lượng hàng dự trữ khi phải đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng này.
Hơn nữa, safety stock còn là một trong những cách tốt nhất để duy trì sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Nếu khách hàng có thể tin tưởng vào một công ty luôn có những thứ họ cần trong kho, họ sẽ không chỉ quay lại mua thêm mà còn có thể cung cấp quảng cáo truyền miệng có giá trị. Điều đó mang lại lợi ích lớn về lâu dài và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.
Ngược lại, không thể đáp ứng nhu cầu và mất khách hàng thường xuyên cũng đồng nghĩa với việc mất thị phần. Chính vì thế, giảm thiểu rủi ro hết hàng là một phần quan trọng trong việc duy trì sự hài lòng của khách hàng và giảm nguy cơ mất vị thế trước các đối thủ cạnh tranh.
2.2. Safety stock giúp giảm ảnh hưởng của gián đoạn nguồn cung
Những gián đoạn không mong muốn từ phía nhà cung cấp, chẳng hạn như thiếu nguyên liệu thô, các vấn đề sản xuất, các biện pháp pháp lý hoặc chính trị dẫn đến ngừng hoạt động, có thể có tác động lớn đến mức tồn kho của bạn.
Những gián đoạn này có tác động sâu rộng đến phần còn lại của chuỗi cung ứng, bao gồm việc trì hoãn việc hoàn thành các thành phần sản phẩm khác, làm lệch lịch trình giao hàng của khách hàng hoặc gây gián đoạn hoạt động bán lẻ. Chính vì thế, có một mức safety stock giúp giảm thiểu tác động của sự gián đoạn của nhà cung cấp này cho đến khi sự gián đoạn qua đi hoặc công ty tìm được nhà cung cấp mới.
Bên cạnh đó, nó còn giúp doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ với bên nhà cung cấp. Vì các tình huống hết hàng thường dẫn đến việc phải đặt hàng gấp, và hầu hết các nhà cung cấp đều không thích sự gấp rút này. Vì nó có thể làm gián đoạn hoạt động của họ và khách hàng khác. Luôn có safety stock làm giảm nhu cầu đặt hàng gấp rút và cung cấp cho các nhà cung cấp khối lượng công việc ổn định.
2.3. Phòng chống biến động giá cả
Những biến động thị trường không được dự báo trước có thể khiến giá vốn hàng hóa của bạn tăng đột biến. Điều này có thể là do nguyên liệu thô khan hiếm đột ngột, giá nguyên vật liệu tăng, nhu cầu tăng đột biến trên thị trường, đối thủ cạnh tranh mới gia nhập hoặc chính sách mới của chính phủ. Nếu bạn có đủ hàng safety stock trong những tình huống không thể đoán trước này, điều đó có thể giúp bạn tránh chi phí mua hàng với giá cao hơn mà không phải hy sinh doanh số bán hàng.
2.4. Hạn chế vận chuyển gấp rút
Việc thiếu hàng tồn kho có thể dẫn đến mất doanh thu, nhưng đó không phải là chi phí duy nhất mà doanh nghiệp phải gánh chịu. Chi phí trả lương hành chính và rủi ro do các nhà cung cấp tính phí bảo hiểm cho việc giao hàng gấp rút cũng có thể xảy ra. Những chi phí này sẽ không phải là vấn đề lớn nếu tình trạng tồn kho của bạn có thể đảm bảo khi nhu cầu phát sinh cao hơn dự kiến.
3. Cách tính toán
Để có được những lợi ích trên, bạn cần biết lượng safety stock cần giữ cụ thể là bao nhiêu. Bởi vì nếu bạn dự trữ quá nhiều hàng tồn kho có thể dẫn đến chi phí bảo tồn cao hơn, và quá ít dự trữ an toàn dẫn đến mất doanh thu khi khách hàng cần. Vì vậy, hãy sử dụng công thức sau để giúp bạn tính toán lượng dự trữ an toàn tối ưu cho doanh nghiệp.
Thực tế có rất nhiều cách tính, và mỗi phương pháp tính toán safety stock sử dụng các thành phần hơi khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung tất cả đều yêu cầu bạn biết thời gian giao hàng của mình, đó là khoảng thời gian từ khi bắt đầu đặt hàng đến khi hoàn thành quy trình giao hàng.
Có các phương pháp tính toán safety stock như sau để bạn tham khảo:
3.1. Dự trữ an toàn cố định
Dự trữ an toàn cố định là một phương pháp được các nhà hoạch định sản xuất sử dụng. Họ xác định lượng dự trữ an toàn từ mức sử dụng hàng ngày tối đa trong một khoảng thời gian, mà không cần sử dụng một công thức cụ thể.
Giá trị của mức dự trữ an toàn cố định này thường không thay đổi trừ khi người lập kế hoạch sản xuất quyết định thay đổi nó. Mức dự trữ an toàn cố định thậm chí có thể được đặt thành 0 cho các mặt hàng mà bạn muốn loại bỏ dần. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của khách hàng đột ngột tăng đột biến đối với một mặt hàng nào đó có rất ít safety stock, bạn có thể sẽ bị mất số doanh thu này.
3.2. Tính toán safety stock dựa trên thời gian
Trong phương pháp này, mức dự trữ an toàn được tính toán trong một khoảng thời gian cụ thể, dựa trên dự báo tương lai cho sản phẩm. Phương pháp này bao gồm sự kết hợp giữa nhu cầu thực tế từ các đơn đặt hàng và nhu cầu được dự báo dựa trên các phương pháp thống kê.
Phương pháp này không thể dự đoán được những bất ổn trong kinh doanh, vì vậy việc sử dụng nó có nguy cơ dẫn đến việc bạn sẽ có quá nhiều hàng tồn kho không mong muốn nếu sản phẩm của bạn đang di chuyển chậm hơn dự báo.
3.3. Công thức chung
Đây là phương pháp đơn giản và thường được sử dụng nhất để tính toán safety stock. Nó tính toán lượng hàng dự trữ an toàn trung bình mà công ty cần nắm giữ trong tình huống hết hàng, nhưng nó không xem xét các biến động theo mùa của nhu cầu.
Safety stock = (lượng sử dụng hàng ngày tối đa) x (thời gian giao hàng tối đa) – (mức sử dụng trung bình hàng ngày) x (thời gian giao hàng trung bình)
Trong đó:
- Lượng sử dụng hàng ngày tối đa: là số lượng đơn vị bán được tối đa trong một ngày.
- Thời gian giao hàng tối đa: là thời gian nhà cung cấp giao hàng lâu nhất.
- Sản phẩm của mức sử dụng trung bình hàng ngày: là số lượng đơn vị bán được trung bình trong một ngày.
- Thời gian giao hàng trung bình: là thời gian trung bình mà nhà cung cấp thực hiện để giao hàng.
4. Kết
Safety stock là gì? Nói đơn giản thì nó hoạt động như một biện pháp phòng vệ trước những trường hợp bất ngờ về hàng tồn kho. Tính toán lượng hàng dự trữ an toàn một cách chính xác là rất quan trọng để tránh mất doanh số do hết hàng hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng. Và safety stock không có công thức chung nào phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, vì vậy hãy chọn phương pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn nhé.
