Một mô hình SWOT đúng chuẩn sẽ giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch mới một cách có cơ sở, dùng để phát triển kinh doanh hoặc thực hiện bất kỳ mục đích nào của doanh nghiệp. Mặc dù mô hình SWOT thường xuyên xuất hiện nhiều lần trong các tài liệu kinh tế và đôi khi được cho là khô khan, nhưng nếu tận dụng hiệu quả, mô hình SWOT sẽ mang đến những kết quả bất ngờ cho bạn.
1. Mô hình SWOT là gì?
Mô hình SWOT là mô hình sử dụng trong kinh doanh với vai trò phân tích các yếu tố Strong, Weakness, Opportunities và Threats của một tổ chức. Việc phân tích SWOT là hoạt động chỉ ra những điểm mạnh yếu, cũng như cơ hội và thách thức của tổ chức đó trong thời điểm hiện tại.
Điểm mạnh và điểm yếu là các yếu tố nội tại của công ty, và bạn có thể thay đổi được. Trong khi đó, cơ hội và thách thức là những yếu tố khách quan bên ngoài như đối thủ cạnh tranh, thị trường, nhà cung cấp. Và nó vẫn sẽ diễn biến dù chúng ta muốn hay không muốn và rất khó để thay đổi 2 yếu tố này.
Thông thường, các doanh nghiệp và tổ chức sẽ tiến hành thực hiện phân tích SWOT bất cứ khi nào họ muốn đánh giá sự thay đổi của môi trường và chủ động đưa ra phản ứng. Và thực tế thì các doanh nghiệp được khuyên là cần tiến hành đánh giá chiến lược công ty hằng năm, điều này có thể bắt đầu với việc phân tích SWOT.
Đồng thời, những doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SWOT trong quá trình lên kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp. Không có kế hoạch chung nào phù hợp với tất cả doanh nghiệp, hãy suy nghĩ về doanh nghiệp theo mô hình SWOT và nó sẽ đưa bạn đi đúng hướng và giúp bạn không phải đau đầu về sau.
2. Cách tiến hành phân tích SWOT:
Để đạt được một kết quả khách quan, đánh giá được nhiều mặt của công ty thì nên thực hiện phân tích SWOT với thành phần tham gia thật đa dạng. Họ nên là những người có những quan điểm, số lượng cổ phần và quyền hành khác nhau trong doanh nghiệp.
Bên cạnh những cấp cao thì quản lý, nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng hay khách hàng đều nên tham gia quá trình này. Bên cạnh đó, việc có mặt đầy đủ nhân viên trong doanh nghiệp và phân tích SWOT sẽ khuyến khích họ tuân thủ và hiểu rõ chiến lược của doanh nghiệp.
Việc phân tích SWOT có thể tiến hành dưới 2 hình thức, 1 là 4 hình vuông (như hình), 2 là vạch ra từng chỉ mục như gạch đầu dòng. Điều này không quan trọng, quan trọng là bạn có thể sử dụng bất cứ hình thức nào khiến tổ chức dễ thực hiện và hiệu quả nhất.
Các doanh nghiệp nên tổ chức brainstorm một cách bài bản. Từ đó có thể xác định những yếu tố cần tìm hiểu trong mô hình SWOT. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể để một nhóm nhân viên hoàn thành mẫu riêng và tự biên soạn kết quả. Tuy nhiên, rất có thể có trường hợp làm cho có, vì vậy người quản lý cần nêu rõ tinh thần trước để mọi người thật nghiêm túc thực hiện.
3. Ý nghĩa của mô hình SWOT:
3.1. Lập kế hoạch chiến lược, brainstorm và ra quyết định
Mô hình SWOT là một công cụ rất hữu ích trong việc brainstorm và xây dựng chiến lược. Bạn sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ phân tích SWOT nếu bạn tiến hành nó với một mục tiêu hoặc câu hỏi cụ thể trong đầu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phân tích SWOT để giúp bạn quyết định xem bạn nên làm như thế nào và có nên: tận dụng cơ hội kinh doanh mới; đáp ứng các xu hướng mới; triển khai công nghệ mới; đối phó với những thay đổi đối với hoạt động của đối thủ cạnh tranh của bạn?
3.2. Xây dựng dựa trên thế mạnh:
Phân tích mô hình SWOT sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực kinh doanh của bạn đang hoạt động tốt. Những lĩnh vực này là yếu tố thành công quan trọng của bạn và chúng mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.
Xác định những điểm mạnh này có thể giúp bạn đảm bảo duy trì chúng để không đánh mất lợi thế cạnh tranh của mình. Phát triển doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc tìm cách sử dụng và xây dựng dựa trên những điểm mạnh này.
3.3. Giảm thiểu điểm yếu:
Điểm yếu là những đặc điểm khiến doanh nghiệp của bạn gặp bất lợi trước những người khác. Tiến hành phân tích SWOT có thể giúp bạn xác định những đặc điểm này và giảm thiểu hoặc cải thiện chúng trước khi chúng trở thành vấn đề. Khi tiến hành phân tích SWOT, điều quan trọng là phải thực tế về những điểm yếu trong doanh nghiệp của bạn để bạn có thể giải quyết chúng một cách thỏa đáng.
Cải thiện các dự án hiện có là một cách hiệu quả khác để tiếp tục phát triển. Xác định các điểm yếu và các mối đe dọa trong quá trình phân tích SWOT có thể mở đường cho một chiến lược kinh doanh tốt hơn.
Cuối cùng, học hỏi từ những sai lầm của bạn là cách tốt nhất để trở nên nổi trội. Khi bạn tìm thấy các khu vực có thể được sắp xếp hợp lý, bạn có thể làm việc với các thành viên trong nhóm để lên kế hoạch hành động. Điều này có nghĩa là sử dụng những gì bạn biết có hiệu quả và phát huy thế mạnh của công ty bạn.
3.4. Nắm bắt cơ hội
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tiến hành phân tích là xác định cơ hội phát triển. Đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho các công ty mới thành lập và các nhóm biết rằng họ muốn cải thiện nhưng không chắc chắn chính xác cách bắt đầu.
Phân tích SWOT có thể giúp bạn xác định các cơ hội mà doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng để tạo ra lợi nhuận lớn hơn. Cơ hội được tạo ra bởi các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như xu hướng tiêu dùng mới và những thay đổi trên thị trường.
Tiến hành phân tích SWOT sẽ giúp bạn hiểu được các yếu tố bên trong (điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp bạn) sẽ ảnh hưởng đến khả năng tận dụng cơ hội mới của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn không có khả năng nắm bắt cơ hội nhưng vẫn quyết định, điều đó có thể gây tổn hại. Tương tự, nếu bạn có khả năng nắm bắt cơ hội và không nắm bắt được cơ hội, thì điều đó cũng có thể gây tổn hại.
Cơ hội có thể đến từ nhiều con đường khác nhau, chẳng hạn như các yếu tố bên ngoài như đa dạng hóa sản phẩm của bạn để có lợi thế cạnh tranh hoặc các yếu tố bên trong như cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Dù bằng cách nào, tận dụng các cơ hội là một cách tuyệt vời để phát triển như một nhóm.
3.5. Chống lại các nguy cơ và mối đe dọa
Các mối đe dọa là các yếu tố bên ngoài có thể gây ra vấn đề cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như những thay đổi đối với thị trường, chiến dịch quảng cáo mới của đối thủ cạnh tranh hoặc chính sách mới của chính phủ. Phân tích SWOT có thể giúp bạn xác định các mối đe dọa và cách chống lại chúng, tùy thuộc vào điểm mạnh và điểm yếu của bạn.
Điều quan trọng luôn là xác định các rủi ro trước khi chúng trở thành nguyên nhân gây lo ngại. Phân tích mô hình SWOT có thể giúp bạn nắm được thông tin về bất kỳ hạng mục nào có thể hành động được có thể đóng một vai trò trong quá trình ra quyết định rủi ro của bạn.
