Biểu đồ histogram là gì? Đây là một dạng biểu đồ đơn giản chỉ với hai trục ngang – dọc, nhưng lại có ý nghĩa rất lớn trong việc xác định vấn đề của một quy trình. Bài viết sau sẽ giới thiệu đến bạn histogram, cách dùng, các ví dụ trực quan và các hình dạng phân phối của nó.
1. Biểu đồ histogram là gì?
Biểu đồ histogram là biểu đồ cho phép bạn xem sự phân bố tần suất của một tập dữ liệu. Nó cung cấp một bức tranh toàn cảnh về mô hình phân phối của các danh mục cụ thể. Histogram là một trong những phương pháp được sử dụng thường xuyên nhất để lập biểu đồ dữ liệu lịch sử.
Histogram là dạng biểu đồ chỉ vẽ một biến dựa trên số lần xuất hiện trong danh mục biến. Ví dụ: có bao nhiêu khách hàng đã được phục vụ trong khoảng thời gian từ 4 giờ đến 5 giờ chiều? Có bao nhiêu trường hợp bệnh nhân đã được xử lý trong khoảng thời gian từ 20 đến 25 ngày ở bệnh viện?
Đây là một biểu đồ đơn giản sử dụng trục ngang và trục dọc. Histogram có thể cung cấp thông tin về mức độ biến động của dữ liệu, và hiển thị dạng phân phối của dữ liệu bằng cách vẽ thanh số lượng đơn vị trong mỗi danh mục. Dạng biểu đồ thanh này giúp người xem có thể tiếp thu thông tin nhanh chóng.
Ví dụ: biểu đồ có thể lấy dữ liệu liên tục (đo được) như nhiệt độ, thời gian, trọng lượng,… và hiển thị phân phối của nó. Hình ảnh mà một biểu đồ cung cấp về việc phân phối các kết quả quá trình này có thể giúp bạn xác định vấn đề tiềm ẩn là gì, hoặc vấn đề nằm ở đâu. Sự phân tán của dữ liệu có thể tạo ra nhiều hình dạng biểu đồ khác nhau, mỗi hình dạng biểu đồ lại có những ý nghĩa của riêng chúng.
2. Khi nào sử dụng biểu đồ histogram?
Ưu điểm chính của biểu đồ histogram là tính đơn giản và linh hoạt của nó. Nó có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp, nhiều ngành nghề khác nhau để cung cấp một cái nhìn sâu sắc về phân bố tần số. Ví dụ, nó có thể được sử dụng trong bán hàng và tiếp thị để phát triển các kế hoạch định giá và chiến dịch tiếp thị hiệu quả nhất. Sau đây là một số ứng dụng thực tế của histogram:
- Thể hiện quy trình: Nếu bạn đã có sẵn các yêu cầu sản phẩm, chúng có thể được vẽ trên biểu đồ để cho biết sản phẩm, dịch vụ đó không đáp ứng yêu cầu ở mức độ nào, quy trình nào. Và qua đó bạn có thể điều chỉnh đúng chỗ có vấn đề đó. Ví dụ: biểu đồ histogram được nhà lãnh đạo dự án sử dụng để hiển thị nơi có sự chậm trễ trong quy trình, bằng cách tìm tần suất của sự chậm trễ trong mỗi bước của quy trình.
- Xác nhận kết quả: Bằng cách so sánh biểu đồ trước và sau khi các biện pháp được thực hiện, bạn sẽ thấy được sự thay đổi trong phân phối dữ liệu. Qua đó có thể cho thấy hiệu quả trong việc xử lý các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- So sánh kết quả: Bằng cách so sánh tỷ lệ năng suất của hai người vận hành cùng một máy trên các ca làm việc khác nhau, hoặc hai bác sĩ có tỷ lệ bệnh nhân xuất viện khác nhau, hoặc độ tin cậy thiết bị của hai nhóm bảo trì khác nhau, biểu đồ có thể cho chúng ta cái nhìn sâu sắc hơn để xác định vấn đề quan trọng liên quan đến kết quả.
3. Các ví dụ
Quản lý nhà hàng có thể xây dựng biểu đồ histogram để xác định số lượng khách hàng đến nhà hàng vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Bạn hãy tưởng tượng số lượng khách hàng quen thuộc trên trục tung, và khoảng thời gian nằm trên trục hoành. Biểu đồ sẽ tìm phân bố tần suất khi khách quen của nhà hàng đến (25 khách đến vào lúc 9 giờ sáng; 77 vào buổi trưa,…). Nếu thấy mức tăng đột biến lớn vào những thời điểm nhất định trong ngày, các nhà quản lý có thể tìm cách tận dụng lượng truy cập gia tăng này để bán các mặt hàng đặc sản, hoặc điều chỉnh giá và up sale.
Tương tự, một biểu đồ histogram ứng dụng trong ngành bán lẻ có thể cho biết một cửa hàng bán được bao nhiêu mặt hàng trong một ngày. Giả sử các mặt hàng là bút chì. Số lượng bút chì bán được sẽ vẽ theo chiều dọc, với các khoảng thời gian trên chiều ngang. Một lần nữa, các điều chỉnh về giá cả và nỗ lực tiếp thị có thể được điều chỉnh dựa trên thời điểm mặt hàng được ưa chuộng nhất tương tự như trường hợp nhà hàng trên.
Một ví dụ khác liên quan đến ngành y và cũng là ví dụ về trường hợp sử dụng histogram thứ nhất ở phần 2. Khi đánh giá một quá trình, các đột biến trong biểu đồ chỉ ra một vấn đề nào đó. Nếu biểu đồ được thực hiện cho thời gian chờ đợi tại một phòng khám ngoại trú, mức tăng đột biến cao sẽ cho thấy rằng thời gian chờ đợi quá lâu trong một số buổi nhất định trong ngày (khoảng thời gian chờ sẽ nằm trên trục tung, còn buổi trong ngày nằm trên trục hoành). Sau đó, nhà quản lý sẽ có một cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình để xác định đâu là giải pháp tốt nhất để giải quyết sự chờ đợi không mong muốn của bệnh nhân này.
4. Các hình dạng histogram tiêu biểu và ý nghĩa
Như đã nói ở phần 1, biểu đồ histogram sẽ có nhiều hình dạng, và mỗi hình dạng lại mang một ý nghĩa khác nhau, chúng tôi sẽ đề cập đến 3 phân phối căn bản sau:
4.1. Phân phối chuẩn
Mô hình phân phối chuẩn là mô hình histogram rất phổ biến với đường cong hình chuông úp xuống. Trong phân phối chuẩn, các điểm ở một bên có khả năng xảy ra tương tự như ở bên kia. Lưu ý rằng một số loại phân phối khác trông tương tự như phân phối chuẩn, vì thế để xác định một biểu đồ histogram có phải phân phối chuẩn hay không thì bạn cần tính toán thống kê.
4.2. Phân phối lệch
Phân phối lệch là loại phân bố không đối xứng vì một giới hạn tự nhiên ngăn cản kết quả ở một phía. Đỉnh của phân phối lệch có tâm hướng về phía giới hạn và một phần đuôi kéo dài ra xa khỏi giới hạn. Ví dụ, sự phân bố của các phân tích về một sản phẩm nước tinh khiết sẽ bị sai lệch bởi giới hạn tự nhiên, bởi vì sản phẩm này không bao giờ được tinh khiết hơn 100%.
4.3. Phân bố lưỡng cực (đỉnh đôi – bimodal)
Sự phân bố hai lưỡng cực trông giống như lưng của một con lạc đà có hai bướu vậy. Hình dáng này của biểu đồ histogram là kết quả của hai quá trình có sự phân bổ khác nhau được kết hợp trong một bộ dữ liệu. Ví dụ: phân phối dữ liệu sản xuất từ một hoạt động hai ca có thể là hai phương thức, nếu mỗi ca tạo ra một phân phối kết quả khác nhau.
5. Kết
Biểu đồ histogram cung cấp một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả cho nhiều vấn đề quy trình. Nó cung cấp cho chúng ta một cách để trực quan hóa sự phân bố tần suất, bằng cách lập biểu đồ từ dữ liệu lịch sử. Qua đó chúng ta có thể thấy rõ một quy trình đang hoạt động, và xác định được vấn đề thực sự đang nằm ở đâu.
Sau khi sửa xong một / hoặc nhiều hoạt động ở trong quy trình mà chúng ta cho là nguyên nhân lỗi, bạn lại có thể tiếp tục dùng histogram để so sánh kết quả mới và cũ. Nếu kết quả mới tích cực hơn, thì bạn đã xử lý đúng gốc rễ của vấn đề rồi đấy. Còn nếu không, bạn lại có thể dựa vào các biểu đồ histogram này để điều chỉnh tiếp. Đây chính là sức mạnh và cách mà histogram mang lại giá trị cho các nhà quản lý quy trình.
