Để vận hành được một doanh nghiệp một cách trơn tru và đạt hiệu suất cao nhất có thể, không thể không bỏ qua được đối chuẩn. Vậy đối chuẩn là gì? Những chi tiết, ưu nhược điểm và quy trình thực hiện đối chuẩn như thế nào? Mời các bạn hãy cùng tham khảo qua bài viết dưới đây.
1. Đối chuẩn là gì?
Kỹ thuật đối chuẩn hay còn gọi là benchmarking được ứng dụng để đo lường quá trình, hiệu suất làm việc và các con số, so sánh giữa các phòng ban khác nhau trong cùng công ty, doanh nghiệp, hoặc giữa những công ty, doanh nghiệp khác nhau trong cùng một lĩnh vực hoạt động.
Đối với tùy lĩnh vực khác nhau mà quy trình đối chuẩn được ứng dụng với các tiêu chí tương ứng. Ví dụ như với lĩnh vực cổ phiếu thì đổi chuẩn được thực hiện với vai trò là một chuẩn để so sánh các mã giao dịch với nhau, với lĩnh vực công nghệ thì đối chuẩn được thực hiện với vai trò là một chuẩn để so sánh sức mạnh cấu hình và hiệu năng làm việc của các bộ phận phần cứng cùng linh kiện điện tử còn với lĩnh vực toán tin thì đối chuẩn được thực hiện với vai trò là một chuẩn để so sánh các tính năng khác nhau, …
Chính bởi vì được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như vậy cho nên tùy thuộc vào mỗi mục đích bạn sử dụng đối chuẩn là gì mà sẽ có các đơn vị đo lường được lựa chọn phù hợp với tiêu chí ban đầu đề ra. Thông thường các doanh nghiệp, tổ chức sẽ áp dụng một số đơn vị để đo lường như là chi phí trên đơn vị, số sản phẩm lỗi trên đơn vị, hiệu suất trên đơn vị hoặc là chu trình thời gian tổng cho một quá trình bất kì trên đơn vị, …
Nhờ có các hoạt động đối chuẩn được ứng dụng để rà soát liên tục các hoạt động mà các công ty, doanh nghiệp có một góc nhìn mới và cơ sở số liệu để tự đánh giá được những thể hiện của tổ chức mình. Biết được đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của bản thân nếu so với những đối thủ cạnh tranh khác đang cùng hoạt động trong cùng một lĩnh vực trên thị trường.
Từ các dữ kiện đó họ sẽ đo lường được tốt hơn hiệu suất làm việc của tổ chức mình, dựa vào đó còn có thể đề ra các kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn sát với thực tế và tính khả thi cao hơn. Ngoài ra thì nhờ có những so sánh từ hoạt động đối chuẩn này mà bạn sẽ biết được rằng trên thị trường có những công ty, doanh nghiệp nào đang vận hành tốt hơn mình, tốt hơn ở những điểm nào và các họ thực hiện điều ấy như thế nào để có thể tham khảo và học hỏi để đưa tổ chức, doanh nghiệp của mình phát triển mạnh mẽ hơn.
2. Những lợi ích mang lại của đối chuẩn là gì trong kinh doanh?
Như bạn đã biết thông qua đoạn trên thì đối chuẩn là một quy trình gần như không thể thiếu nếu như một tổ chức muốn vận hành một cách trơn tru, hiệu quả và đạt hiệu suất cao. Nếu nói về lợi ích, thì sẽ có vô vàn các lợi ích cực kỳ thuyết phục đối với công việc kinh doanh của bạn để bạn không thể nào bỏ qua cho doanh nghiệp, công ty của mình.
Chỉ cần bỏ thêm một ít thời gian và sức lực để thực hiện rà soát lại hiệu quả làm việc của các bên liên quan, bạn có thể hiểu mình và hiểu người nhiều hơn để từ đó có thể đề ra các kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn sát với thực tế và tính khả thi cao hơn. Mỗi một đề mục trong bản kế hoạch kinh doanh khi ấy sẽ được xem là tối ưu nhất và phù hợp với tình hình nền kinh tế trong thời điểm hiện tại hay thậm chí là cả ở thì tương lai.
Nhờ biết được những điểm mạnh, điểm yếu của mình và của đối thủ mà bạn có thể áp dụng các con số đo lường được này để cải thiện năng suất của các phòng ban thuộc công ty, doanh nghiệp của mình. Học hỏi thêm được những cách vận hàng, quản trị, những mô hình kinh doanh mới lạ độc đáo từ các đối thủ khác trên thị trường đi trước và đã thành công. Đặc biệt là đối chuẩn còn hỗ trợ rất tốt trong các công tác phân tích hiệu quả hoạt động của công việc kinh doanh, và mỗi khi thị trường có những đợt chuyển mình quan trọng thì đối chuẩn tốt sẽ giúp bạn thiết kế lại được những quy trình làm việc phù hợp tương ứng để nhằm mục đích thích ứng thật nhanh với tình hình hiện tại.
3. Những bộ phận tham gia vào quy trình đối chuẩn là gì?
Khi thực hiện một quy trình đối chuẩn cơ bản sẽ gồm có 3 bên cũng tham gia vào thực hiện, đó là:
– Đơn vị kinh doanh: Những người này sẽ là các cá nhân đứng trách nhiệm chính trong việc tìm ra được nhưng dịch vụ hợp lý đồng thời cũng phải phù hợp để thỏa mãn được các mục tiêu trong kinh doanh mà tổ chức mình đã đặt ra. Họ phải hiểu được rằng tất cả các khách hàng của công ty, doanh nghiệp mình đều có cùng một mối quan tâm đó là làm sao có thể cải thiện được cao nhất hiệu của của việc kinh doanh và quản trị tốt nhất những bên nhà cung cấp. Từ đó hỗ trợ được tốt hơn công việc kinh doanh dựa trên những dịch vụ nào được cung cấp từ phía doanh nghiệp của mình.
– Người tiêu dùng: Khác với khách hàng có thể là người mua nhưng không phải người sử dụng (người dùng cuối, hay trong tiếng Anh được gọi là end user) thì đối tượng được xét đến ở đây là những người trực tiếp sử dụng các dịch vụ này nhằm vào mục đích để có thể “reach” được đến các nguồn thông tin và nhật ký giao dịch với các cơ quan, ban ngành thuộc chính phủ. Họ phải hiểu được rằng lúc này tất cả những gì họ cần chú trọng vào chính là những dịch vụ được nhắm tới sau quá trình này sẽ được cải thiện ở mức độ như thế nào để thỏa mãn được những tiêu chí mà họ đã đề ra ngay từ ban đầu.
– Những bên cung cấp dịch vụ được thỏa thuận trước: Họ phải hiểu được rằng tất cả các khách hàng của công ty, doanh nghiệp mình đều có cùng một mối quan tâm đó là làm sao có thể đáp ứng được ở mức độ cao nhất những kỳ vọng mà khách hàng dành cho mình. Đồng thời tìm ra được dịch vụ nào của bên mình đang hoạt động có hiệu suất cao nhất, cả về mặt chi phí bỏ ra và thời gian để cung cấp nó đến với các khách hàng.
4. Quy trình đối chuẩn là gì?
Một quy trình đối chuẩn chuẩn chỉ thông thường sẽ gồm có 4 bước:
– Lên kế hoạch
– Phân tích các số liệu
– Thực thi
– Giám sát và rà soát
5. Những cấp độ khi áp dụng đối chuẩn là gì?
Một quy trình đối chuẩn chuẩn chỉ khi được áp dụng vào bất kỳ mảng nào đều sẽ thuộc vào 1 trong 3 cấp độ là:
– Cấp độ hoạt động: Ở cấp độ này thì công việc đối chuẩn thường chỉ được áp dụng ở mức độ căn bản nhất đó là thực hiện rà soát với những đơn vị cá nhân.
– Cấp độ chức năng: Phù hợp để so sánh giữa các bộ phận trong cùng tổ chức.
– Cấp độ chiến lược: Phù hợp với các hoạt động lập mục tiêu và lên kế hoạch.
6. Lời kết
Trên đây là chi tiết giúp bạn hiểu đối chuẩn là gì và những ý nghĩa quan trọng bên cạnh nó. Hy vọng đã giúp bạn hiểu hơn về quy trình này, cảm ơn các bạn đã theo dõi trang web của chúng tôi!
