Nếu bạn đã từng cà thẻ thanh toán thay cho tiền mặt thì chắc chắn bạn đã từng nhìn thấy máy POS. Tuy nhiên, không phải lần thanh toán nào qua máy POS đều là miễn phí. Vậy cụ thể, phí thanh toán qua máy POS được tính như thế nào, hệ thống POS hoạt động ra sao và ai là người chịu phí thanh toán qua máy POS?
1. Máy POS là gì?
Máy POS là máy thực hiện các thanh toán bằng thẻ ngân hàng, chấp nhận gần như toàn bộ các thẻ với cấu trúc nhỏ gọn, thường được đặt tại các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng hay siêu thị. Máy POS giúp cho việc thực hiện giao dịch diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
Giao dịch với máy POS diễn ra khi khách hàng thanh toán tại quầy thu tiền hoặc cửa hàng trực tuyến để đổi lấy sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp cho họ. Nói chung, giao dịch POS xảy ra bất cứ khi nào một hoạt động liên quan đến việc chuyển đổi tài sản, nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu xảy ra.
Việc trao đổi tiền mặt và hàng hóa có thể diễn ra ở bất kỳ phương tiện nào tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp hoặc cửa hàng mà từ đó việc mua hàng được thực hiện. Các giao dịch liên quan đến hai vai trò người dùng: người mua và người bán. Các hệ thống bao gồm phần mềm và phần cứng theo dõi các giao dịch này được gọi là hệ thống POS.
Do đó, bất kỳ hoạt động trao đổi tiền tệ nào diễn ra thông qua máy đếm tiền được tích hợp với phần mềm và phần cứng POS đều được gọi là Giao dịch điểm bán hàng. Các nhà bán lẻ mua hệ thống POS để theo dõi số lượng giao dịch được thực hiện hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm.
Hệ thống POS cũng chịu trách nhiệm tính toán lượng tiền mặt được tạo ra mỗi ngày khi bán các sản phẩm khác nhau. Các tính năng tuyệt vời khác bao gồm quản lý hàng tồn kho, tạo báo cáo POS, quản lý hồ sơ khách hàng, quản lý hàng tồn kho, dự đoán yêu cầu hàng tồn kho, v.v.
Việc sử dụng hệ thống POS để ghi lại và giám sát các giao dịch tại Điểm bán hàng sẽ giúp các nhà bán lẻ và người bán duy trì hồ sơ đáng tin cậy. Nó cũng là để đo lường sự tiến bộ của doanh nghiệp của họ một cách hiệu quả.
Các hệ thống này cũng giúp người bán đưa ra các chiến lược để cải thiện doanh số bán hàng bằng cách xem xét nhu cầu và doanh số của từng sản phẩm và tác động của các quy trình bán hàng đã được thực hiện. Nó cũng có thể tạo báo cáo POS phù hợp với dữ liệu đầu vào.
2. Các loại giao dịch POS
Khi người mua ghé thăm một cửa hàng, chọn một số mặt hàng và thanh toán tại quầy thu tiền có lắp máy POS thì danh mục này được gọi là giao dịch điểm bán hàng ngoại tuyến. Trong trường hợp này, người bán trực tiếp nhận tiền mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào. Tuy nhiên, người bán sẽ phải chịu phí thanh toán qua máy POS.
Các giao dịch trực tuyến và ngoại tuyến này được phân loại thêm thành ba loại khác nhau:
Bán hàng: Khi một sản phẩm hoặc mặt hàng được bán cho dù đó là cửa hàng thực hay cửa hàng bán lẻ trực tuyến thì loại giao dịch này sẽ diễn ra. Trong cả hai trường hợp, người bán trực tiếp nhận tiền mặt hoặc thẻ. Số lượng sản phẩm bán ra, số tiền mặt nhận được, ngày giờ mua hàng, nhân viên xử lý hàng bán và thông tin khách hàng được ghi lại trong hệ thống POS nhằm theo dõi các yếu tố này để dự đoán trong tương lai.
Mua hàng: Giao dịch POS này xảy ra khi người mua mua một sản phẩm từ bất kỳ phương tiện nào và việc trả lại sản phẩm đó thực hiện thanh toán. Tất cả các thông tin liên quan đến việc mua hàng được ghi lại trên hệ thống POS.
Biên lai/ Hóa đơn: Sau khi người mua đã mua thành công các sản phẩm mong muốn của mình, một biên lai sẽ được tạo cho những khách hàng quý trọng, trong đó có các thông tin chi tiết như số tiền mặt đã thanh toán, số lượng sản phẩm, tên mặt hàng đã mua, ngày và giờ mua, v.v. Biên nhận này được chuyển cho khách hàng để họ cũng có thể theo dõi các giao dịch mua họ đã thực hiện tại một cửa hàng bán lẻ.
3. Vì sao nên thanh toán qua máy POS?
Hệ thống POS tích hợp đầy đủ (máy POS tích hợp với thiết bị đầu cuối / đầu đọc thẻ EFTPOS) có thể giúp cung cấp thông tin về các quyết định kinh doanh quan trọng thông qua báo cáo thông tin chi tiết, đồng thời giúp hợp lý hóa các quy trình hàng ngày của doanh nghiệp. Một số cách mà các doanh nghiệp bán lẻ và khách hàng có thể hưởng lợi từ việc có một hệ thống POS tích hợp là:
- Giúp tiết kiệm thời gian trên các lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
- Giúp giảm thiểu khả năng mắc lỗi do lỗi của con người
- Có thể cải thiện trải nghiệm khách hàng và thêm cảm giác chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ
- Có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ mở rộng quy mô với khả năng đa địa điểm
- Có thể thu thập dữ liệu về hành vi của khách hàng có thể được sử dụng trong các chương trình khách hàng thân thiết
- Xác định các mặt hàng phổ biến và thời gian giao dịch bận / chậm
- Có thể cung cấp thông tin chi tiết về bán hàng và quản lý hàng tồn kho có giá trị.
Công nghệ POS mới nhất cố gắng đưa khách hàng vượt qua giai đoạn thanh toán nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể, điều này tốt cho khách hàng và có thể mang lại lợi ích cho “chi phí bán hàng”. Quản lý phiếu mua hàng và các chương trình khuyến mãi khác có thể nhanh hơn và máy POS cũng hữu ích để quản lý các chương trình khách hàng thân thiết.
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất: Một máy POS tốt sẽ giảm thời gian xử lý mỗi lần bán hàng, nhưng nó cũng sẽ gặt hái được phần thưởng về thời gian trong báo cáo bán hàng, quản lý hàng tồn kho và kế toán. Thay vì chuyển dữ liệu bán hàng theo cách thủ công vào phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ, hệ thống của bạn có thể thực hiện điều đó trực tiếp thông qua phần mềm tích hợp phù hợp.
Các máy POS tương đối dễ sử dụng, vì vậy doanh nghiệp sẽ tốn ít thời gian hơn để đào tạo nhân viên – đặc biệt là các máy tính tiền – và hơn thế nữa cho công việc kinh doanh của bạn.
Ít sai lầm hơn, hoạt động kinh doanh tốt hơn: Ghi số tiền theo cách thủ công là một việc làm có thể dẫn đến rủi ro do sai sót của con người. Máy đọc mã vạch và giao diện màn hình cảm ứng dễ sử dụng có thể giúp tránh rủi ro này – và những lợi ích có thể chuyển đến các hệ thống văn phòng, nơi cũng có thể tránh được việc nhập dữ liệu thủ công.
4. Phí thanh toán qua máy POS:
Chủ thẻ thi thanh toán qua máy POS sẽ không phải chịu bất kỳ phí nào. Và chủ cửa hàng sẽ chịu mức phí này phụ thuộc vào số tiền và số giao dịch trong một tháng. Mức phí ngân hàng thu cho mỗi 1 giao dịch rơi vào khoảng từ dưới 1% đến 2% tính trên doanh thu của mỗi một giao dịch đối với thẻ nội địa và khoảng 2.5% – 3% tính trên doanh thu của mỗi một giao dịch đối với thẻ quốc tế như Visa, MasterCard.
Trên đây là những thông tin về cách máy POS và hệ thống POS hoạt động. Sở hữu một hệ thống POS trong cửa hàng sẽ giúp dòng tiền và tài sản của bạn hoạt động trơn tru hơn, tuy nhiên bạn sẽ phải chịu phí thanh toán qua máy POS.
